fbpx

Jak sformalizować zasady udzielania urlopu na żądanie?

with Brak komentarzy

Pracownik ma prawo korzystać z przysługującego mu urlopu. Tego na żądanie – też.

jak wprowadzić zarządzenie o urlopach na żądanie

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, która nabyła prawo do urlopu wypoczynkowego tym samym nabyła prawo do korzystania z jego szczególnego charakteru – urlopu bez obowiązku planowania

potocznie zwanego urlopem  „na żądanie”. Na samym początku trzeba koniecznie podkreślić jeden fakt: urlop w trybie art. 167(2) kp – czyli ten na żądanie to też urlop wypoczynkowy i przy jego udzielaniu obowiązują takie same zasady. Czyli

aby móc z niego skorzystać – trzeba uzyskać zgodę pracodawcy.

Można się oczywiście spierać, że to jest „na żądanie” więc żądam i wymagam i pracodawca może mi nagwizdać! Ten szczególny zapis w kodeksie istnienie jednak już na tyle długo (od stycznia 2003 – to szmat czasu!), że linia orzecznictwa sądowego jest już ugruntowana – żeby nie powiedzieć – zabetonowana. To po prostu urlop który nie podlega zapisie w planie urlopowym i pracownik może o niego wnioskować w dowolnym momencie w roku. I tu jest sedno:

może wnioskować. Skoro więc mowa o wnioskowaniu, to znaczy że decyzja pracodawcy jest odpowiedzią na wniosek. I może być negatywna.

Tak – pracodawca może odmówić, ponieważ obowiązek jego udzielenia nie jest bezwzględny – kodeks nie nakazuje mu wyrazić zgody. „Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy” – to cytat z wyroku Sądu Najwyższego z 28.10.2009 (II PK 123/2009). Odłóżmy jednak to na inny artykuł. Dziś będzie o tym jak ułatwić obu stronom korzystanie z tego zapisu kodeksu pracy.

Najłatwiej – sformalizować – nawet w oparciu o dotychczasowe nieformalne zasady

obowiązujące w firmie. No chyba, że dotychczas pracownik po prostu brał sobie dzień wolny – informując pracodawcę (choć może niekoniecznie) i tyle. Lepiej, jeśli będziemy mieli dokument opisujący kiedy, komu i w jaki sposób należy złożyć wniosek o taki urlop. Jedno zarządzenie/procedura i problem rozwiązany! Zabieramy się do roboty:

Określ ramy czasowe

czyli wskaż, w jakim czasie pracownik ma obowiązek taki wniosek złożyć. Przed rozpoczęciem dniówki roboczej? W trakcie jej trwania? Do której godziny? Pamiętaj, że nie możesz wskazać, aby wniosek o taki urlop musiał być złożony dzień wcześniej bo to wypaczałoby sens tego paragrafu w kodeksie. Daj pracodawcy czas na podjęcie decyzji – nie wyznaczaj granicznej godziny na zawnioskowanie przez pracownika zbyt daleko po rozpoczęciu pracy.

 Wskaż osoby decyzyjne

ale – na rany boskie – nie z nazwiska! Jeśli zwolnisz Pana Andrzeja czy Panią Basię to będziesz musiał/a zmieniać procedurę – po co ci to? Wskazuj więc konkretne stanowiska (najlepiej pojedynczo obsadzone, lub z określeniem np. zmiany lub brygady). Niech to będzie załóżmy kierownik działu lub brygadzista danej zmiany a w przypadku jego nieobecności – jego (powszechnie znany) zastępca. Wpisz wprost, że tylko osobie na tym stanowisku pracownik ma wniosek złożyć. Żeby nie było sytuacji w której napisze on do kolegi SMSa, żeby przekazał kierownikowi że go nie będzie (znasz to?)

Określ formę kontaktu (złożenia wniosku)

i koniecznie pamiętaj, że to musi być forma umożliwiająca komunikację dwustronną (pracownik – ty – i z powrotem). Ale też nie ograniczaj tych możliwości wskazując np. jedynie telefon czy mail (to oczywiste, że komunikacja odbywa się również przez SMSy, i wszelkiej maści komunikatory). I na koniec

wyraźnie zaznacz, że decyzję co do udzielenia urlopu lub odmowy jego udzielenia podejmuje pracodawca

a pracownik powinien ją respektować. Pamiętaj, że prawo do odmowy udzielenia urlopu na żądanie jest także twoim przywilejem. Zważ wagę Twojej decyzji przez pryzmat szczególnych potrzeb pracodawcy oraz sytuacji pracownika który składa taki wniosek (tak – możesz go zapytać o powód!).

A jeśli nie masz pomysłu jak się do tego zabrać, albo wolisz aby ktoś podsunął Ci choćby jakiś wstępny szablon – oto jestem. I podsuwam 😊  

Gdyby zaintrygował Cię ten temat – zapraszam do odsłuchania odcinka mojego podcastu „O urlopach na żądanie” – znajdziesz tam kawał wiedzy w półgodzinnej pigułce

 

Podstawa prawna:

1)   art 167 (2) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)