fbpx

10 HR-decyzji do podjęcia w roku 2020

with Brak komentarzy

10 HR-decyzji do podjęcia (i zadań do wykonania) w 2020 roku

Nie oszukujmy się, każdego dnia podejmujemy decyzje, które mają mniejszy lub większy wpływ na funkcjonowanie działu, a w niektórych przypadkach przekładają się na funkcjonowanie całej firmy. Myślisz o udanej rekrutacji? O trafionym szkoleniu? Tak, to też. Dziś jednak mam na myśli trochę inne decyzje… Aha, przeglądając ten spis nie sugeruj się numeracją – jest przypadkowa, choć odpowiada chronologii roku, więc na początku wpisałam te zadania, które czekają na Ciebie w pierwszej kolejności

Decyzja/Zadanie 1: Weryfikacja tego, kto będzie wypłacał zasiłki?

Dzień 30 listopada ubiegłego roku miał swoje kluczowe znaczenie dla firm w których zatrudnienie wahało się w granicach 20-21 osób  zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Stan zatrudnienia rzutuje na obowiązek wypłaty zasiłków w imieniu ZUS przez cały kolejny rok kalendarzowy. Jeśli Twoja firma zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego 20 osób – cały rok 2020 to ZUS będzie wypłacał im zasiłki. Jeśli 21 – obowiązek w roku 2020 spada na Was. Bez możliwości zmiany.

Ten obowiązek dotyczy nie tylko fizycznej wypłaty kwot zasiłku ale również dbałości o dokumentację na podstawie której te świadczenia będą wypłacane (jest ona skrupulatnie sprawdzana podczas kontroli ZUS). Wiąże się też z prawem do kontroli zwolnień lekarskich pracowników (Twoja organizacja nie będzie musiała już wysyłać do ZUS wniosku o kontrolę).

Mała podpowiedź: jeśli pracownik za dzień 31 grudnia otrzymał zasiłek chorobowy o zwolnienie trwa nadal, zasiłek nadal będzie wypłacał mu ZUS, a nie Twoja firma).

Decyzja/Zadanie 2: Stawki wynagrodzenia minimalnego

Jeśli w umowach o pracę oraz umowach cywilnoprawnych posługujesz się konkretnymi kwotami brutto i korzystasz ze stawek wynagrodzenia minimalnego – zweryfikuj, czy nie trzeba zmienić umów aktualizując te stawki (2600 brutto miesięcznie przy umowach o pracę i 17 zł brutto za godzinę przy umowach cywilnoprawnych).

Jeśli posługujesz się odniesieniem do ustawy – zweryfikuj czy w Twoim systemie kadrowo-płacowym stawki te zostały uaktualnione u tych pracowników.

Dla porządku – wynagrodzenia za grudzień wypłacone w styczniu będą naliczane z wykorzystaniem stawek minimalnych za rok 2019,  ale przy nowych limitach ZUS, KUP i podatkowych (jeśli obowiązują 😊)

Decyzja/Zadanie 3: Świadczenie urlopowe/fundusz socjalny

W styczniu zweryfikuj, czy Twoja organizacja nie została objęta obowiązkiem utworzenia funduszu socjalnego. Jeśli na dzień 1. stycznia Twoja organizacja zatrudnia co najmniej 50 pracowników ( w przeliczeniu na pełne etaty), możesz utworzyć ten fundusz, choć także możesz podjąć kroki aby zrezygnować z tego obowiązku. Pracodawcy spoza sektora budżetowego (dla nich ZFŚS jest obowiązkowy bez względu na stan zatrudnienia) mogą zrezygnować zarówno z tworzenia ZFŚS jak i wypłacania świadczenia urlopowego.

Jeśli Twoja firma zatrudnia powyżej 50 osób (pełnych etatów) i obowiązuje was układ zbiorowy pracy – postanowienie o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego zawrzesz w układzie. Jeśli nie jesteście nim objęci – wówczas decyzję tę zawiera się w regulaminie wynagradzania (po uzgodnieniu z przedstawicielem załogi).

Jeśli pracujesz w organizacji zatrudniającej mniej niż 50 osób  (pełnych etatów) – nie musisz tworzyć ZFŚS, ani też wypłacać świadczenia urlopowego o którym mówi art. 3 ustęp 3 ustawy o ZFŚS, ale musisz spełnić jeden obowiązek – do 31 stycznia poinformować o tej decyzji wszystkich pracowników. Brak takiej informacji może spowodować roszczenie pracownika o wypłatę świadczenia urlopowego. Decyzję ogłaszasz w sposób przyjęty w Twojej firmie (na tablicy ogłoszeń, w Intranecie, czy drogą mailową).

Pamiętaj też, że informacja w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego jest ważna tylko w danym roku, więc w styczniu przyszłego roku Twoja firma również będzie musiała spełnić ten obowiązek jeśli podejmie decyzje o zwolnieniu się z tych obowiązków.

Potrzebny Ci wzór? Jest TUTAJ

Decyzja/Zadanie 4: Dni wolne z tytułu święta przypadającego w sobotę

W roku 2020 dwa święta przypadają w sobotę: 15 sierpnia Wniebowzięcie NMP, oraz 26 grudnia drugi dzień Bożego Narodzenia. Zgodnie z kodeksem pracy, (art. 130(2)) każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym o 8 godzin. To oznacza, że czeka Cię rozmowa z kierownictwem w sprawie ustalenia jak Twoja firma zrealizuje ten obowiązek.

Możesz zaproponować inny, konkretnie wskazany dzień wolny – taki sam dla wszystkich (zachowując zasadę, że musi być on ustalony w tym samym okresie rozliczeniowym jak ten, w którym to święto wystąpiło). To pracodawca wyznacza termin dodatkowego dnia wolnego, ale też nic nie stoi na przeszkodzie, aby ustalił go w porozumieniu z pracownikami. Co więcej, nie ma obowiązku, aby był to taki sam termin dla wszystkich – ważne, aby w grafiku a później w ewidencji czasu pracy dzień ten był wyraźnie oznaczony.

Tak dla jasności jedynie: za święto przypadające w niedzielę nie przysługuje inny dzień wolny. A pracownicy przebywający w dniu wolnym wyznaczonym z tytułu święta przypadającego w sobotę na zwolnieniu lekarskim lub urlopie macierzyńskim/rodzicielskim, nie zachowują prawa do innego dnia wolnego.

Decyzja/Zadanie 5: Czy/kiedy obejmie nas PPK?

O PPK napisano w ubiegłym roku już chyba wszystko, więc wiesz o co chodzi. Upewnij się, że Zarząd Twojej organizacji też wie, jest świadomy obowiązków z tego wynikających i uwzględnia ewentualne koszty w budżecie wynagrodzeń. Wcześniej jednak zweryfikuj, czy i kiedy obejmie Was ten program.

Jeśli na dzień 30.06.2019 w Twojej firmie pracowało co najmniej 50 osób – w styczniu 2020 zostaliście objęci tym obowiązkiem i do 24 kwietnia br będziecie zobowiązani do zawarcia umowy o zarządzanie PPK a do 11 maja br – umowy o prowadzenie PPK.

Jeśli na dzień 31.12.2019 pracowało u Was co najmniej 20 pracowników – obowiązkiem tym zostaniecie objęci 01 lipca br a terminy na zawarcie umów mijają odpowiednio 27.10 br (na zarządzanie PPK) i 10.11 br (na prowadzenie PPK).

Wpływając na stan zatrudnienia co najwyżej odwleczecie termin objęcia PPK (dla ostatnich niedobitków wypada on w styczniu 2021). Warto też wspomnieć, że za prowadzenie negatywnej kampanii informacyjnej grożą surowe kary pieniężne – warto więc mówić wprost jak sprawy się mają.

Decyzja/Zadanie 6: Które urlopy wypoczynkowe ulegną przedawnieniu?

Świadczenia wynikające ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od daty ich wymagalności, lecz w stosunku do urlopów wypoczynkowych nie mówimy tu literalnie o 3 latach, ale o wrześniu – do końca tego bowiem miesiąca należy wykorzystać zaległy urlop za rok ubiegły.

Jeśli więc masz w organizacji osoby, które z jakiegoś powodu nie wykorzystują urlopu wypoczynkowego na bieżąco i mają do dyspozycji kilkadziesiąt dni – zweryfikuj, czy część z tego urlopu nie ulegnie przedawnieniu. Mówimy tu o urlopie za rok 2016, którego termin przedawnienia minie 30.09.2020 r. Ustal z takim pracownikiem termin jego wypoczynku i uświadom go, że w przeciwnym razie ulegnie on wykasowaniu z puli dostępnych dni. Nie ma możliwości rekompensaty finansowej, ponieważ ekwiwalent dotyczy sytuacji w której umowa o pracę rozwiąże się. I tylko takiej.

Inne zadania które czekają działy HR, choć nie muszą dotyczyć akurat Ciebie:

  1. skontroluj kwotę ZFŚS przechodzącą na rok 2020 i ustal budżet (wydatkowanie) Funduszu Socjalnego; wpisz w terminarzu daty przekazania obu transz wpłat do ZFŚS;
  2. zweryfikuj poziom zatrudnienia – jeśli Twoja organizacja przekroczy wkrótce poziom 50 osób rozpocznij prace nad Regulaminem Pracy; przy zatrudnieniu przekraczającym 25 osób – skontroluj obowiązek składania deklaracji do PFRON
  3. jeśli Twoja firma wypłaca nagrody jubileuszowe – skontroluj staż pracowników i zaznacz w terminarzu daty poszczególnych wypłat,
  4. wyegzekwuj plany urlopowe (jeśli Twoja organizacja je tworzy) i skontroluj, czy każdy z pracowników zaplanował urlop w wymiarze 14 dni kalendarzowych

Jak na początek roku – to chyba wszystko 😊 Potrzebujesz konkretnych dat (terminy wpłat, deklaracji itp.)? – pobierz HR-planner (dostępny z newsletterem) i śpij spokojnie. Już ja o to zadbałam 😊